Persónuverndaryfirlýsing

    Persónuverndaryfirlýsing

    Almennt

    Billboard er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Fyrirtækið leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli við söfnum persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

    Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?

    Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira.

    Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.

    Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu.

    Hvernig vinnur fyrirtækið persónuupplýsingar?

    Hjá okkur fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Fyrirtækið gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.

    Fyrirtækið gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:

    1)   Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.

    2)   Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.

    3)   Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.

    4)   Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.

    5)   Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.

    6)   Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

    Sjálfvirk ákvarðanataka

    Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.

    Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga hjá okkur.

    Um hverja safnar Billboard persónuupplýsingum?

    Í starfsemi okkar er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðsemjendur, viðskiptavini og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

    Hvaða persónuupplýsingum safnar Billboard um þig?

    Við söfnum og vinnum með ólíkar persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi fyrirtækisins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast fyrirtækið við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

    Í ákveðnum tilvikum þurfum að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar og aðild að stéttarfélagi starfsmanna. Sérstök aðgát er höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

    Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:

    • grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
    • ljósmynd
    • stéttarfélagsaðild
    • skattaupplýsingar
    • upplýsingar
    • úr starfsumsókn og ferilskrá
    • úr ráðningarsamningi
    • um launagreiðslur
    • um heilsufar
    • úr tölvupóstssamskiptum
    • um orlof
    • um fjarveru

    Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um viðskiptavini (B2B) og tengiliði viðskiptavina (B2C) okkar:

    Viðskiptamannaskrá

    Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

    Reikningagerð

    Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta greiðslur fyrir þjónustu söfnum við grunnupplýsingum um viðskiptavini ásamt reikningsupphæð.

    Tölvupóstur

    Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við viðskiptavini og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.

    Hafa samband í gegnum vefsíðu

    Við tökum við fyrirspurnum og ábendingum frá viðskiptavinum í gegnum vefsíðu okkar og söfnum í þeim tilgangi auðkennis- og tengiliðaupplýsingum ásamt innihaldi samskipta.

    Póstlistar

    Í þeim tilgangi að afla viðskiptavina og upplýsa viðskiptavini um þjónustu okkar skráum við auðkennis- og tengiliðaupplýsingar.

    Af hverju safnar Billboard persónuupplýsingum um þig?

    Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:

    • Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn og viðsemjendur.
    • Geta veitt viðskiptavinum umbeðna þjónustu.
    • Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
    • Uppfylla lagaskyldu.

    Á hvaða lagagrundvelli vinnur Billboard persónuupplýsingar um þig?

    Við söfnum og vinnum persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

    • Samþykki.
    • Til að uppfylla samningsskyldu.
    • Til að uppfylla lagaskyldu.
    • Til að gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.

    Hve lengi geymir Billboard persónuupplýsingar um þig?

    Við geymum persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.

    Frá hverjum safnar Billboard upplýsingum um þig?

    Við söfnum persónuupplýsingum frá þér beint. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila munum við eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.

    Hvenær miðlar Billboard þínum persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?

    Við miðlum persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, umboðsmanna eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Billboard um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

    Þá miðlum við upplýsingum til þriðja aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum.

    Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

    Billboard er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

    Réttindi þín

    Hafir þú veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga  nr. 90/2018 að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur þú einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að þínum gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum um þig verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þig og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi þín eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

    Öryggi persónuupplýsinga

    Billboard hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar fyrirtækið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.

    Upplýsingar um Billboard

    Nafn: Billboard ehf.

    Kennitala: 551211-0100

    Heimilisfang: Bolholt 4, 105 Reykjavík.

    Netfang: halldora@billboard.is.

    Persónuverndarfulltrúi

    Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum:

    Nafn: Dattaca Labs Iceland ehf.

    Heimilisfang: Ármúli 13, 105 Reykjavík.

    Netfang: dpo@dattacalabs.com.

    Símanúmer: 517 3444.

     

    Réttur til að leggja fram kvörtun hjá persónuvernd

    Dragir þú í efa að Billboard meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).

    Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu

    Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Billboard vinnur með persónuupplýsingar.

    Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingunni taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.

    Síðast uppfært: desember 2021